arhivaal – dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule; dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse.

asjaajamiskord – on ettevõtte sisemine normdokument, mis reglementeerib dokumenditöö korraldamist ja dokumentide koostamise ning vormistamise korda, pidades silmas konkreetseid tingimusi.

dokumentide loetelu – arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaja määramiseks koostatud loetelu. Dokumentide loetelu on dokumendihalduse alusdokument, kus esitatakse vähemalt liigitusskeem ja sarjadele kehtestatud säilitustähtajad.

sari – liigitusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi ja/või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente.

arhiivimoodustaja – asutus või isik, kelle tegevuse käigus tekivad ja ladestuvad dokumendid, mida hoitakse alal ülesannete täitmiseks ja tegevuse dokumenteerimiseks.

arhiiv – 1. arhivaalide kogumise, säilitamise, korrastamise ja kasutamisega tegelev asutus; 2. arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum.

dokument – mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuste tõestamiseks.